Personel Özlük Dosyası Nasıl Olmalı?

Nasıl hazırlanacağını anlatmadan önce bilmeyenler için kısaca personel özlük dosyasının ne olduğundan bahsedelim. Personel özlük dosyası her şirketin her çalışanı için ayrı ayrı tutması gereken ve çalışana ait gerekli tüm bilgilerin bulunduğu kayıt dosyasıdır. Sürekli güncelleme halinde olan bu dosyalar işveren ve işçilerin olmazsa olmazıdır. Bu dosyaların belirli bir formatı yoktur. Kırtasiyelerden özlük dosyası alabilir ya da tüm belgeleri toplayıp sıradan bir dosya içerisinde saklayabilirsiniz.

Personel Özlük Dosyası İçin Gerekli Evraklar Nedir?

Size genel bir liste hazırladık belirli durumlarda içeriğin değişebileceğini göz önüne alarak okuyunuz. 

• Nüfus kayıt örneği

• Nüfus cüzdanı fotokopisi

• 2 adet vesikalık fotoğraf

• Sağlık raporu

• İkametgah belgesi

• Adli sicil kaydı

• Diploma fotokopisi

• Medeni durumunu belirten belge

• Erkekler için askerlik durum belgesi

• İş sözleşmesi/ Hizmet sözleşmesi

• SGK işe giriş belgesi 

İşçinin niteliğine göre istenebilecek diğer evraklar:

• 18’inden küçükler için ebeveyninin muvafakatnamesi

• Engelli ise sakatlık raporu

• Yabancı uyruklu ise çalışma izin belgesi 

• Engelli kişi engelli indiriminden yararlanıyor ise Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınmış bir belge

• Engelli ya da terör mağduru ve eski hükümlülerin de iş-kur kayıt belgesi istenmektedir.

İşin niteliğine göre istenebilecek diğer evraklar:

• Ehliyet fotokopisi

• Cihaz zimmet formu

• Periyodik sağlık kontrollerinin raporları

• Tehlikeli işlerde personel bilgi formu

• Extra mesai için işçinin onayının alındığı sözleşme

Çalışmaya devam ederken istenebilecek diğer birkaç belge:

• Yıllık ücretli izin formu

• Diğer tüm izinler için hazırlanmış izin formları

• İş kazası tutanağı

• İstirahat raporları

• Doğum ve doğum sonrası ücretsiz izin dilekçeleri

• Diğer tüm tutanaklar ve olay tespit yazıları

• Ücret kesme cezaları için gerekçeli belge

• Çalışan ile aranızda geçen resmi yazışmalar

• Bordrolar ve ücret pusulaları

• Görev ve unvan değişikliklerini gösteren belgeler (örneğin; terfi, maaş değişikliği)

• İş sağlığı ve güvenliği gibi gerekli eğitimleri aldığına dair aldığına dair belgeler

Ve son olarak işten ayrıldığında eklenmesi gereken belgeler:

• İstifa dilekçesi

• İbraname

• SGK işten ayrılış bildirgesi

• Fesih bildirimi

• İhbarname

• Hizmet belgesi

• İhbar ve kıdem tazminatı bordroları

• Fesih sebebini açıklayan belge

• Çalışana noter ile yapılan bildirim ve ihtarnameler